27/10/2021 - AS Roma S.p.A.: 2021 - 10 - 27 Policy Gratuity

INDICE

Premessa

Scopo

Definizioni

Principi generali

Ruoli e responsabilità

Comportamenti vietati

Rapporti con Soggetti Pubblici

Altre policy

***

Premessa

La presente policy (la "Policy") definisce gli standard per la gestione degli omaggi, liberalità e spese di rappresentanza della AS Roma S.p.A. ("AS Roma" o la "Società ") riferibili ai Destinatari (come infra definiti), allo scopo di preservare i più elevati livelli di integrità e di reputazione.

È compito e dovere di tutti i Destinatari (come infra definiti) conoscere e rispettare la presente Policy.

Le violazioni della presente Policy costituiscono violazione di disposizioni regolamentari aziendali e comporteranno azioni disciplinari (nel rispetto di quanto previsto dal CCNL applicato) nei confronti di coloro i quali non abbiano rispettato le previsioni contenute nella presente Policy, fermi restando eventuali profili di responsabilità penale.

Scopo

La presente Policy ha l'obiettivo di garantire che i rapporti della Società e dei Destinatari con la Pubblica Amministrazione (come infra definita), i Pubblici Ufficiali (come infra definiti) e gli Incaricati di Pubblico Servizio (come infra definiti) siano improntati alla massima trasparenza ed onestà, essendo assolutamente vietata qualsiasi forma di corruzione o di tentativo di corruzione.

La presente Policy definisce inoltre i ruoli, le responsabilità operative, i principi di controllo e di comportamento cui la Società ed i Destinatari devono attenersi nella gestione:

1. dell'omaggistica, inclusi titoli di accesso alle competizioni sportive e di materiale sportivo;
2. delle offerte e/o contributi liberali erogati dalla Società;

c) delle spese di rappresentanza.

Definizioni

Ai fini del presente documento:

1. per "Destinatari" si intendono tutti coloro che agiscono in nome e/o per conto della Società, inclusi, a titolo esemplificativo, gli amministratori, i sindaci, i dipendenti, gli atleti ed il personale tesserato, lo staff tecnico e medico, i consulenti e i fornitori;
2. per "Incaricati di Pubblico Servizio" si intendono i soggetti di cui all'art. 358 del codice penale;
3. per "Offerta" o "Contributo Liberale" o "Liberalità " si intende qualsiasi somma di denaro e/o altri beni o utilità donati o altrimenti elargiti a favore di soggetti terzi per il sostegno di iniziative di carattere umanitario e sociale volte a creare un valore aggiunto per la Società anche in termini etici, civili e morali;
4. per "Omaggio" si intende:
5. • qualsiasi bene o utilità dato da un dipendente della Società, o da chiunque agisca per conto della Società stessa, a terze parti (partner commerciali, clienti e fornitori, altri soggetti/organismi con relazioni con la Società, pubbliche amministrazioni);
   • qualsiasi bene o utilità ricevuta da un dipendente della Società da terze parti (partner commerciali, clienti e fornitori, altri soggetti/organismi con relazioni con la Società, pubbliche amministrazioni);
6. per "Pubbliche Amministrazioni" si intendono le amministrazioni come definite dal d.lgs. n. 175/2016;
7. per "Pubblici Ufficiali" si intendono i soggetti di cui all'art. 357 del codice penale;
8. per "Spese di Rappresentanza" si intendono tutte le spese sostenute e documentate, per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponde a criteri di ragionevolezza in funzione dell'obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici - anche non monetari e/o indiretti - per la Società e per il Gruppo.

Principi generali

Il processo di concessione a terzi di Omaggi e/o Offerte nonché il pagamento di Spese di Rappresentanza dovrà avvenire nel rispetto dei seguenti principi:

• individuazione formale delle risorse coinvolte nell'erogazione di Omaggi e Liberalità e nel pagamento di Spese di Rappresentanza;
• segregazione di funzioni tra: (i) i soggetti legittimati a proporre Omaggi e Liberalità da parte della Società e quelli deputati ad autorizzarne l'erogazione; (ii) il soggetto incaricato di autorizzare le Spese di Rappresentanza e quello incaricato di effettuare la relativa attività di monitoraggio.

Ruoli e responsabilità

La proposta e la decisione circa la concessione a terzi di Omaggi o Offerte o il pagamento di Spese di Rappresentanza deve svolgersi nel rispetto dei principi e delle previsioni della presente Policy.

In particolare, le proposte possono essere formulate all'Amministratore Delegato Corporate (il "Responsabile") mediante richiesta scritta (anche via email) a quest'ultimo il quale dovrà approvare, anche via email, la richiesta.

Il Responsabile può delegare tutte o parte delle proprie funzioni ai sensi della presente Policy al General Counsel della Società.

Le attività di monitoraggio e verifica circa il rispetto delle previsioni di cui alla presente Policy sono demandate all'Organismo di Vigilanza.

Comportamenti vietati

In ogni caso, non sono mai ammessi:

• Omaggi, Liberalità o Spese di Rappresentanza che non siano di modico valore;
• Omaggi, Liberalità o Spese di Rappresentanza aventi ad oggetto beni che possano generare l'apparenza di una scorrettezza o di un conflitto di interessi (di qualsiasi valore); nonché
• Omaggi, Liberalità o Spese di Rappresentanza in favore di Soggetti Pubblici salvo quanto infra definito.
  Rapporti con Soggetti Pubblici

Fermo quanto previsto dal precedente paragrafo "Comportamenti vietati" non sono comunque ammessi Omaggi, Liberalità o Spese di Rappresentanza, elargiti, offerti o promessi, anche indirettamente tramite soggetti terzi, a dipendenti e/o dirigenti e/o rappresentanti di Pubbliche Amministrazioni, centrali o locali, a Pubblici Ufficiali e/o a Incaricati di Pubblico Servizio nonché funzionari pubblici, rappresentanti delle forze politiche e di associazioni portatrici di interessi, esponenti, dipendenti e/o dirigenti di società a controllo pubblico (i "Soggetti Pubblici") salvo che:

1. si tratti di Omaggi, Liberalità o Spese di Rappresentanza di modico valore;
2. non siano idonei a pregiudicare l'integrità e l'autonomia di giudizio dei soggetti coinvolti e non possano essere interpretati come strumento per ottenere vantaggi impropri; e,
3. siano espressamente e preliminarmente autorizzati dall'Amministratore Delegato della Società.

Nei rapporti con Pubblici Ufficiali, Incaricati di Pubblico Servizio e, in genere, con la Pubblica Amministrazione, è inoltre espressamente vietato: a) cercare di influenzare impropriamente le decisioni della Pubblica Amministrazione o di determinarle con violenza, minaccia o inganno; b) proporre opportunità di impiego e/o commerciali dalle quali possano derivare vantaggi, per sé o per altri, ai dipendenti della Pubblica Amministrazione o ai loro parenti o affini; c) sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l'integrità o la reputazione di entrambe le parti; d) farsi rappresentare da un soggetto terzo, qualora si possano creare conflitti di interesse; e) assumere alle dipendenze della Società ex impiegati della

Pubblica Amministrazione, dello Stato o dell'Unione europea nei due anni successivi al compimento di atti che abbiano coinvolto la Società.

In ogni caso, qualora i Destinatari ricevano una richiesta indebita di denaro o di altra utilità da Pubblici Ufficiali e/o Incaricati di Pubblico Servizio gli stessi sono tenuti a darne tempestiva comunicazione all'Organismo di Vigilanza.

Altre policy

I principi di cui alla presente Policy sono contenuti nel Codice Etico della Società e dovranno confluire nel Modello organizzativo adottato dalla Società ai sensi del d.lgs. n. 231/2001.