08/01/2025 - Iveco Group NV: Iveco Group Anticorruption Compliance Policy (Italian)

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Iveco group anticorruption compliance policy (italian)

Società

POLITICA ANTICORRUZIONE

Iveco Group

Funzione

Legal, Compliance

Versione

Data di entrata in vigore

Pagine

and Corporate

1.0

Dicembre 2024

21

Governance

1

Scopo

2

2

Chi deve seguire la presente Politica?

2

3

Perché questa Politica è importante per la Società?

3

4

I nostri principi

3

5

Definizioni

4

6

Attività a rischio e principi di riferimento

5

6.1

Tutte le forme di omaggio, intrattenimento e trasferta

5

6.2

Omaggi, intrattenimenti o trasferte per funzionarie e funzionari governativi

6

6.3

Omaggi e intrattenimenti per uso personale

8

6.4

Pagamenti di agevolazione

11

6.5

Terze parti che interagiscono a nostro nome con funzionarie e funzionari governativi

11

6.6

Offerte di impiego a funzionarie e funzionari governativi o loro parenti di grado prossimo

12

6.7

Contributi e/o sponsorizzazioni commerciali che coinvolgono o interessano funzionarie e funzionari

governativi

13

6.8

Sponsorizzazioni commerciali

14

7

Responsabili dell'approvazione

14

8

Segnalazioni

15

9

Governance, ruoli e responsabilità

15

10

Misure disciplinari

15

11

Formazione

15

12

Appendice A

17

13

Appendice B

20

1

Per maggiori informazioni sulla presente Politica o per segnalare eventuali violazioni, contattare il dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance di Iveco Group o utilizzare il servizio di Compliance Helpline scrivendo a: ivecogroupcompliancehelpline.com

Punti chiave da ricordare

  • Non adottiamo pratiche corruttive né effettuiamo pagamenti di agevolazione, per qualsivoglia motivo.
  • Non accettiamo alcunché di valore che possa influire sulla nostra obiettività.
  • Ammettiamo omaggi, intrattenimenti e trasferte di natura limitata, ragionevole e legittima, purché consentiti dalla legislazione locale e dalla presente Politica.
  • Tutti gli omaggi, gli intrattenimenti e le trasferte (nonché tutti i contribuiti) devono essere preventivamente autorizzati.
  • È responsabilità del personale della Società ottenere in anticipo l'approvazione preventiva richiesta.
  • Le sponsorizzazioni commerciali devono essere legittime, appropriate e trasparenti.
  • Garantiamo che solo terze parti affidabili, a noi accomunate dall'impegno per l'integrità, interagiscano a nostro nome con funzionarie e funzionari governativi.
  • I libri e la documentazione della Società devono riportare accuratamente e imparzialmente tutte le transazioni, incluse le spese sostenute per omaggi, intrattenimenti e trasferte, e tutti i pagamenti a terze parti incaricate di interagire con funzionarie e funzionari governativi e, in senso più ampio, ad agire a nostro nome.
  • È per noi motivo di orgoglio essere in grado di raggiungere i nostri obiettivi aziendali senza adottare pratiche non ammissibili, poiché ciò influisce positivamente sulla nostra reputazione e la nostra crescita sostenibile.

1 Scopo

La presente Politica:

  • spiega cosa intendiamo per corruzione;
  • sottolinea perché è importante per Iveco Group evitare anche solo la parvenza di pratiche corruttive;
  • definisce i nostri principi anticorruzione;
  • fornisce un orientamento su come gestire omaggi, intrattenimenti e trasferte al fine di evitare qualsiasi rischio o percezione di corruzione;
  • precisa cosa si intende per pagamenti di agevolazione e perché sono vietati;
  • sottolinea i rischi associati al reclutamento di funzionarie e funzionari governativi e le misure cautelari da noi attuate;
  • definisce i nostri principi in materia di sponsorizzazioni commerciali;
  • fornisce informazioni sulle soglie previste per omaggi, intrattenimenti e trasferte e sulle procedure di approvazione.

2 Chi deve seguire la presente Politica?

Tutti i membri della direzione, i/le manager e i/le dipendenti di Iveco Group N.V., delle sue controllate e delle joint venture in cui detiene una partecipazione di controllo sono tenuti a seguire la presente Politica. La presente Politica si applica anche a tutte le terze parti impegnate in attività per conto della Società (ad esempio, gli appaltatori, i consulenti, gli agenti oppure coloro hanno sottoscritto un contratto interinale).

2

Per maggiori informazioni sulla presente Politica o per segnalare eventuali violazioni, contattare il dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance di Iveco Group o utilizzare il servizio di Compliance Helpline scrivendo a: ivecogroupcompliancehelpline.com

Eventuali terze parti da noi incaricate devono essere informate in merito alla presente Politica e all'aspettativa, da parte della Società, che le medesime agiscano in linea con i principi enunciati nel presente documento.

3 Perché questa Politica è importante per la Società?

Adesione ai nostri valori - La corruzione mina lo Stato di diritto, aumenta le disuguaglianze e ostacola la crescita economica. Adottiamo un approccio di tolleranza zero contro ogni forma di corruzione. Fondamentalmente, la corruzione va contro i nostri valori.

Mitigazione dei rischi - Il nostro approccio è volto a mitigare i rischi di pratiche corruttive e di valutazioni errate. La corruzione può portare a conseguenze gravi, incluse sanzioni finanziarie di notevole entità e/o pene detentive.

Salvaguardia della nostra reputazione - La corruzione ha sempre un impatto negativo sulle società che la praticano. Manteniamo la nostra reputazione adottando sempre una condotta degli affari onesta ed etica. La nostra reputazione contribuisce alla crescita del nostro Brand e come tale rappresenta una risorsa aziendale chiave.

4 I nostri principi

  • Non adottiamo pratiche corruttive nei confronti di alcuna persona, in alcun luogo e per alcun motivo.
  • Non effettuiamo mai pagamenti di agevolazione, nemmeno quando siano consentiti dalla legislazione locale.
  • Non accettiamo alcunché di valore che possa influire sulla nostra obiettività nello svolgimento delle nostre attività.
  • Non offriamo omaggi, intrattenimenti o trasferte che abbiano lo scopo o la parvenza di influenzare impropriamente l'obiettività professionale delle persone a cui sono destinati.
  • Ammettiamo l'offerta o il ricevimento di omaggi, intrattenimenti o trasferte di natura limitata, ragionevole e legittima, a condizione che siano consentiti dalla legislazione locale e dalle disposizioni contenute nella presente Politica.
  • Valutiamo attentamente omaggi, intrattenimenti, trasferte e contributi già programmati e otteniamo l'approvazione preventiva richiesta.
  • Richiediamo alle terze parti che agiscono a nostro nome e/o nel nostro interesse, incluse quelle che interagiscono con funzionarie e funzionari governativi, di agire in conformità alla presente Politica.
  • Documentiamo ogni bene di valore offerto a funzionarie e funzionari governativi.
  • Tutte le spese sostenute per conto della Società, inclusi omaggi, intrattenimenti o trasferte, devono essere opportunamente documentate.

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5 Definizioni

Corruzione - Offerta, promessa, concessione, richiesta o accettazione di qualsiasi bene di valore al fine di influenzare impropriamente le azioni di un'altra persona nello svolgimento delle proprie attività o nelle sue funzioni ufficiali. Quanto specificato si configura come una pratica corruttiva anche se effettuato per il tramite di intermediari.

Parenti di grado prossimo - Moglie, marito, convivente, genitori biologici e acquisiti, figlie e figli biologici e acquisiti, sorelle e fratelli biologici e acquisiti, zie e zii, nonne e nonni, nipoti e altre relazioni di parentela acquisite.

Sponsorizzazione commerciale - Compensi in denaro o in beni erogati per eventi, programmi o altre attività organizzati da terze parti e finalizzati ad assicurare un ritorno in termini di vendite, rapporti con stakeholder, reputazione o immagine di Iveco Group.

Società o Iveco Group - Iveco Group N.V, le sue controllate e le joint venture in cui detiene una partecipazione di controllo.

Contributo - Elargizione in denaro o in beni, donazione (anche di servizi) o affiliazione. I contributi a fini benefici o politici non sono disciplinati dalla presente Politica.

Intrattenimento - Pasti, drink o altre forme di ospitalità, quali partecipazione a eventi sociali, culturali o sportivi, offerti a terze parti o da queste ricevuti in relazione alla propria attività professionale.

Intrattenimento non usuale - Pasti, drink o altre forme di ospitalità che trascendono quanto viene considerato normale o accettabile in un dato contesto culturale o aziendale e che non sono conformi alle normali pratiche aziendali (es. pranzi e cene di lusso, forme eccessive di ospitalità).

Pagamenti di agevolazione - Pagamento di piccola entità, in denaro o in beni, a funzionarie o funzionari governativi al fine di assicurare o accelerare un intervento che questi ultimi dovrebbero di norma effettuare (es. garantire l'incolumità fisica o la protezione da parte delle forze dell'ordine oppure rilasciare un visto dopo che tutti i necessari requisiti siano stati soddisfatti).

Omaggio - Qualsiasi bene di valore (diverso da intrattenimento, trasferta o contributo) offerto a terze parti o da queste ricevuto.

Omaggio non usuale - Omaggio inconsueto nei normali rapporti di affari, in ragione del suo valore o delle circostanze in cui viene offerto.

Organizzazione governativa - Organizzazione che adempie a uno scopo di natura pubblica ed è strettamente collegata alle autorità governative a qualsiasi livello ma non è necessariamente considerata un'agenzia governativa. Rientrano in tale definizione università, istituti ospedalieri, imprese commerciali statali e organizzazioni pubbliche internazionali. Per gli scopi della presente Politica, un ente viene considerato governativo se il Governo di uno Stato (1) possiede o controlla una quota azionaria del suddetto ente pari o superiore al 50%, (2) ne finanzia la quota maggiore del budget o (3) può altrimenti dirigerne la gestione, le politiche o la condotta degli affari.

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Per maggiori informazioni sulla presente Politica o per segnalare eventuali violazioni, contattare il dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance di Iveco Group o utilizzare il servizio di Compliance Helpline scrivendo a: ivecogroupcompliancehelpline.com

Funzionario/a governativo/a - Qualsiasi manager, dipendente o persona che agisce per conto di un'organizzazione governativa o di uno o più dei relativi dipartimenti o agenzie ovvero qualsiasi funzionaria o funzionario di un partito politico o qualsiasi persona candidata a ricoprire una carica politica. Per la conferma di questa definizione si prega di fare riferimento alla legislazione locale, in quanto i criteri applicabili a norma di legge possono variare localmente.

Soggetto privato - Soggetto che non ricopre il ruolo di funzionario governativo.

Trasferta - Viaggio effettuato con qualsiasi mezzo di trasporto e relativo pernottamento.

6 Attività a rischio e principi di riferimento

6.1 Tutte le forme di omaggio, intrattenimento e trasferta

Tutte le forme di omaggio, intrattenimento o trasferta offerte al personale della Società, a soggetti privati o a funzionarie e funzionari governativi o loro parenti di grado prossimo devono soddisfare le condizioni seguenti:

Intenzionalità: devono essere finalizzate esclusivamente a scopi legittimi di business e mai a corrompere o influenzare impropriamente l'obiettività professionale delle persone a cui sono destinate.

Ragionevolezza: non devono essere lussuose o eccessive e devono conformarsi alle soglie e ai requisiti di approvazione specificati nell'Appendice A.

Appropriatezza: devono essere appropriate alle circostanze, non essere potenzialmente offensive né avere connotazioni tali da poter arrecare danni alla reputazione della Società.

Sporadicità: devono essere offerte alla persona destinataria solo occasionalmente e non frequentemente.

Trasparenza: devono essere offerte in modo diretto e aperto ed essere accuratamente registrate nei libri e nella documentazione della Società.

Prima di offrire, promettere, concedere, richiedere o accettare qualsiasi forma di omaggio, intrattenimento o trasferta, è necessario stabilire se sia o meno consentita. Per ricevere assistenza in caso di domande o dubbi, consultare sempre il/la manager di riferimento e/o il dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance.

Nell'interesse della trasparenza, quando si offre o riceve un omaggio è opportuno informare sempre il/la manager di riferimento, anche nei casi in cui non ne sia richiesta la preventiva approvazione, come specificato nell'Appendice A.

Per tutte le forme di omaggio, intrattenimento e trasferta, è necessario registrare tempestivamente le spese disciplinate dalla presente Politica nel conto spese così come stabilito dalla Politica di trasferta

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applicabile al Paese/Regione di appartenenza, indipendentemente dal fatto che ne sia stata richiesta o ottenuta la preventiva autorizzazione.

La mancata richiesta di rimborso di una spesa sostenuta per un omaggio, intrattenimento o trasferta non esime dal rispetto degli obblighi sanciti dalla presente Politica.

Qualora, in accordo con il/la manager di riferimento, si debba acquistare e pagare direttamente un omaggio, l'autorizzazione del/della manager può essere documentata dalla relativa approvazione della nota spese nel sistema dedicato.

CASI PRATICI - Offerta di trasferte a concessionari nell'ambito dei programmi di incentivazione delle vendite

Le offerte di trasferte a concessionari della Società a riconoscimento del raggiungimento di taluni obiettivi di performance sono consentite, ma devono essere opportunamente documentate e devono seguire i processi di approvazione applicabili allo scopo.

ATTENZIONE - Presentazione di una lettera di invito per la concessione di un visto di viaggio

Quando concessionari o altre terze parti con cui intratteniamo rapporti di affari devono recarsi in un Paese straniero, potrebbe essere richiesta una lettera formale di invito da parte della nostra Società a giustificazione della richiesta del visto di viaggio.

In tal caso, si applicano le regole seguenti:

  • L'invito deve essere emesso per scopi legittimi di business in relazione alle attività svolte per la Società.
  • La lettera di invito deve essere approvata dal/dalla manager della funzione aziendale che effettua la richiesta e dal/dalla Legal Counsel del Paese di appartenenza.
  • Nella lettera di invito devono essere specificati lo scopo del viaggio, le date proposte per la visita, la durata del soggiorno e se sia o meno la Società a coprire le spese della trasferta.

6.2 Omaggi, intrattenimenti o trasferte per funzionarie e funzionari governativi

L'offerta o la promessa di qualsiasi bene di valore a funzionarie e funzionari governativi o loro parenti di grado prossimo può essere considerata una forma di corruzione e pertanto è rigidamente disciplinata dal nostro Codice di Condotta e dalla presente Politica.

In talune circostanze e a condizione che siano state ottenute tutte le necessarie approvazioni per iscritto, possiamo offrire o promettere alcune forme di omaggio, intrattenimento o trasferta a funzionarie e funzionari governativi o loro parenti di grado prossimo, in conformità a quanto specificato nell'Appendice A alla presente Politica e purché siano soddisfatte tutte le condizioni di cui al paragrafo 6.1.

Prima di offrire o concedere omaggi, intrattenimenti o trasferte a funzionarie e funzionari governativi o loro parenti di grado prossimo è necessario ottenere preventivamente un'autorizzazione per email da

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parte del/della manager di riferimento e del/della Legal Counsel del Paese di appartenenza, in conformità alla suddetta Appendice A.

Nella richiesta di approvazione preventiva (da inviare per email) dovranno essere specificate le seguenti informazioni: ospite/persona beneficiaria, importo della spesa, tipo, entità e scopo dell'omaggio/intrattenimento.

Qualora sussistano dubbi se le persone beneficiarie siano funzionarie e funzionari governativi o loro parenti di grado prossimo, consultare il dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance. Inoltre, le interazioni con familiari di grado prossimo di funzionarie e funzionari governativi possono essere considerate interazioni con questi ultimi, come specificato nella presente Politica.

Prima di offrire omaggi, intrattenimenti o trasferte, è necessario pianificare in anticipo, nei limiti del possibile, e inviare tempestivamente la richiesta di approvazione per email, in quanto il processo di approvazione comporta la verifica dell'ammissibilità dell'omaggio, intrattenimento o trasferta in questione ai sensi della legislazione locale e tale verifica può richiedere tempi più lunghi in alcune giurisdizioni.

CASI PRATICI - Invito a un evento speciale:

Vorrei invitare una funzionaria o un funzionario governativo a un evento speciale per poter mantenere i solidi rapporti professionali esistenti.

La Politica del Gruppo mi autorizza a farlo? Come mi devo comportare?

  • È consentito offrire intrattenimenti a funzionarie e funzionari governativi, purché ciò avvenga nel rigoroso rispetto delle condizioni seguenti:
    • Richiedere l'approvazione preventiva come specificato nell'Appendice A.
    • Ottenere l'approvazione preventiva del/della manager di riferimento, del/della Legal Counsel del Paese di appartenenza ed eventualmente della funzione Compliance (in base al valore dell'intrattenimento, come specificato nell'Appendice A).
    • Documentare l'approvazione ricevuta per iscritto (email).

Si prega di notare che in periodi particolarmente delicati, quali la negoziazione di contratti o la partecipazione a bandi di gara che coinvolgano organizzazioni governative, è rigorosamente vietatooffrire omaggi, intrattenimenti o trasferte a funzionarie e funzionari governativi.

Inoltre, l'offerta di omaggi, intrattenimenti o trasferte a funzionarie e funzionari governativi può essere vietata da termini contrattuali o ai sensi della legislazione locale.

Consultare sempre in anticipo il/la manager di riferimento e il/la Legal Counsel del Paese di appartenenza.

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CASI PRATICI - Partecipazione a bandi di gara

La nostra Società intende presentare un'offerta per una gara d'appalto organizzata dal Ministero dei Trasporti di un Paese che è alla ricerca di soluzioni innovative per i veicoli elettrici.

Durante la gara d'appalto incontro una persona che sostiene di conoscere molto bene chi è incaricato di valutare le offerte di gara. Questa persona si offre di influenzare la gara in nostro favore in cambio dell'ottenimento di un lucroso contratto di consulenza con Iveco Group.

Come mi devo comportare?

  • Declinare l'offerta!
  • Segnalare immediatamente l'accaduto al dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance.

La richiesta di un contratto di consulenza in cambio dell'esercizio di influenza è totalmente inappropriata e si corre il rischio di trovarsi in una situazione che può configurarsi come reato di traffico di influenze (*). Si tratta di una forma di corruzione, cioè l'offerta di un indebito vantaggio - il contratto di consulenza - a una persona che propone di utilizzare la propria influenza reale o percepita nei confronti di una funzionaria o un funzionario governativo per ottenere un trattamento preferenziale a favore della nostra Società.

  1. Il traffico di influenze è una forma di corruzione definibile come "la promessa, l'offerta o la concessione a qualsivoglia persona, direttamente o indirettamente, di un indebito vantaggio in cambio dell'uso improprio da parte di quella persona della propria influenza reale o percepita al fine di ottenere da una pubblica autorità un indebito vantaggio a favore della persona istigatrice o di qualsivoglia altra persona" (alcune legislazioni come quelle di Italia, Francia, Brasile e Spagna, distinguono giuridicamente il reato di corruzione da quello di traffico di influenze).

Iveco Group non tollera alcuna forma di corruzione, incluso il traffico di influenze.

6.3 Omaggi e intrattenimenti per uso personale

Prima di trattenere un omaggio o ricevere un intrattenimento che ecceda le soglie specificate nell'Appendice A è necessario ottenere l'autorizzazione per email dal/dalla manager di riferimento.

Indipendentemente dal valore, è altresì necessario ottenere l'autorizzazione per gli intrattenimenti che non siano considerati usuali. Per intrattenimento usuale si intendono i pranzi, le cene e i drink che sono offerti nella normale condotta degli affari e sono equivalenti allo standard ammesso per il personale dipendente della Società ai termini della Politica di trasferta adottata dalla medesima.

È necessario rifiutare sistematicamente:

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  • Qualsiasi offerta o omaggio di denaro in qualsivoglia forma (contanti, assegni, bonifici bancari, voucher ecc.).
  • Qualsiasi omaggio tale da influenzare, in ragione del proprio valore o della propria frequenza, la normale condotta degli affari.
  • Qualsiasi omaggio tale da danneggiare la reputazione di Iveco Group.
  • Omaggi offerti allo scopo di ottenere un vantaggio o una ricompensa.
  • Omaggi o inviti nei periodi di gare d'appalto, negoziazioni contrattuali o rinnovi contrattuali.

Obblighi: se non si è in grado di rifiutare un omaggio non conforme alla presente Politica, è necessario informarne immediatamente il/la manager di riferimento e contattare con la massima tempestività possibile il dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance per richiedere consulenza e le istruzioni da seguire.

Best practice: gli omaggi ricevuti possono essere condivisi con gli altri membri del team.

N.B.: gli omaggi che eccedono le soglie stabilite, qualora siano già stati ricevuti e non possano essere restituiti all'omaggiante, non possono essere trattenuti e devono essere donati a un ente benefico.

CASI PRATICI - Omaggi di fine anno

Un fornitore mi offre una scatola di cioccolatini e una bottiglia di vino per le festività...

Come mi devo comportare?

  • Festeggiare la fine dell'anno e celebrare la continuità della reciproca collaborazione è un gesto di cortesia.
  • Omaggi di fine anno di modico valore, come una scatola di cioccolatini o una bottiglia di vino, sono generalmente accettabili, a condizione che non risultino eccessivi.

In una situazione del genere, l'accettazione di una scatola di cioccolatini e di una bottiglia di vino per le festività è generalmente considerata a basso rischio per il reato di corruzione, in particolare se il valore è modesto e rientra nelle soglie stabilite dalla presente Politica.

Tuttavia, è opportuno informarne il/la manager di riferimento ed è una best practice condividere l'omaggio con gli altri membri del team.

CASI PRATICI - Ricevimento di un invito al ristorante

Un potenziale fornitore mi contatta durante una gara d'appalto.

Mi viene offerto un invito al ristorante e la persona che mi contatta sembra interessata a ottenere informazioni riservate in relazione alla gara.

Come mi devo comportare?

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Porsi le domande seguenti:

  • Qual è lo scopo dell'invito?
  • Ci troviamo in un frangente particolare della nostra relazione d'affari (gara d'appalto, negoziazione contrattuale, rinnovo contrattuale, presentazione di un'offerta di gara ecc.)?

In tale situazione, accettare l'invito durante la gara d'appalto è vietato e potrebbe configurarsi come un tentativo di corruzione, in particolare se il ristorante scelto è di lusso.

  • Declinare educatamente l'invito! Spiegare alla persona in questione che, in conformità alla Politica della Società, non è possibile accettare simili inviti durante gare d'appalto.
  • In caso di dubbi o se si sospetta che l'invito possa rappresentare un tentativo di corruzione, informarne immediatamente il dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance.

Una situazione di questo genere sottolinea l'importanza della vigilanza e della conformità alle Politiche interne di Iveco Group al fine di evitare qualsiasi rischio di corruzione.

CASI PRATICI - Ricevimento di un invito a una manifestazione sportiva

La senior executive di uno dei nostri clienti principali desidera esprimere la sua grande soddisfazione per i nostri rapporti commerciali e ringraziarmi della mia dedizione e della mia professionalità.

Mi invita a un torneo sportivo.

Come mi devo comportare?

Ricevere un invito a una manifestazione sportiva o a un'altra forma di intrattenimento è piuttosto frequente in una relazione commerciale. Nella maggior parte dei casi si tratta di un invito offerto nell'ambito della normale condotta degli affari e non rappresenta di per sé una pratica corruttiva.

Porsi le domande seguenti:

  • Qual è il valore dell'invito?
  • L'invito va oltre il normale gesto di cortesia e la normale pratica della condotta degli affari?

La risposta a tali domande consentirà di stabilire se l'intrattenimento è usuale oppure no.

  • Se l'intrattenimento è consuetudinario, è sufficiente informare dell'invito il/la manager di riferimento.
  • Se l'intrattenimento non è consuetudinario, prima di accettare l'invito è necessario ottenere un'approvazione preventiva (si veda l'Appendice A).

In caso di difficoltà nella valutazione del valore dell'invito, chiedere delucidazioni al/alla manager di riferimento e/o al dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance.

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Disclaimer

Iveco Group NV ha pubblicato questo contenuto il 07 gennaio 2025 ed è responsabile delle informazioni in esso contenute. Distribuito da Public, senza apportare modifiche o alterazioni, il 08 gennaio 2025 10:06:21 UTC.

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