14/11/2024 - Iveco Group NV: Iveco Group Speak Up Policy (Italian)

Società	LIBERA ESPRESSIONE E GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI - POLITICA
Iveco Group		AZIENDALE
Funzione
Legal, Compliance	Versione	Data di entrata in vigore	Pagine
and Corporate	1.0	Novembre 2024	7
Governance

Punti chiave da ricordare

• È importante far sentire la propria voce perché crediamo nella libera espressione quale componente fondamentale della nostra cultura dell'eccellenza. La condivisione della propria opinione è parte integrante del nostro lavoro, viene sempre incoraggiata e attesa.
• Bisogna prendere la parola quando si ha bisogno di un consiglio o di un orientamento, quando si desidera condividere esperienze o se si individuano aree di miglioramento o comportamenti scorretti.
• Non è necessario avere delle prove per effettuare una segnalazione.
• La Società mette a disposizione diversi strumenti di segnalazione, come il servizio di Compliance Helpline. In tutti i casi, qualora lo si desideri, è possibile mantenere il completo anonimato.
• La Società svolge indagini confidenziali in merito alle segnalazioni di presunti comportamenti scorretti e intraprende le azioni correttive più opportune, adottando anche misure disciplinari. L'obiettivo principale è comprendere cosa è successo, correggere la situazione ed evitare che si verifichi di nuovo.
• La Società protegge da qualsiasi forma di ritorsione chi, in buona fede, effettua una segnalazione (un/a dipendente o qualsiasi altra parte interessata) e chiunque collabori all'indagine. Effettuiamo controlli in merito a possibili ritorsioni e, se confermate, interveniamo per eliminarle.
• L'esercizio della libera espressione consente di migliorarsi costantemente, imparando dai propri errori e mettendo fine a situazioni sbagliate prima che possano compromettere il lavoro e l'impegno collettivo.

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Per maggiori informazioni sulla presente Politica o per segnalare una violazione, contattare il dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance di Iveco Group o utilizzare il servizio di Compliance Helpline, scrivere a: ivecogroupcompliancehelpline.com

Scopo della presente Politica

La presente Politica spiega:

• perché segnalare situazioni inopportune è importante;
• in che modo possiamo farlo; e
• cosa dobbiamo aspettarci in caso di segnalazione.

Chi deve seguire la presente Politica

Tutti i membri della direzione, i/le manager e i/le dipendenti di Iveco Group N.V. e delle sue filiali ("la Società") sono tenuti a seguire la presente Politica.

Questa Politica si applica anche a stakeholder della Società o a terze parti (ad esempio, clienti o fornitori) che intrattengono con essa relazioni d'affari e a chiunque sia impegnato in attività per conto o nell'interesse della Società (ad esempio, contoterzisti o persone con contratto interinale).

Se vengono incaricati contoterzisti o persone con contratto interinale, devono essere informati in merito alla presente Politica e all'aspettativa, da parte della Società, che essi segnalino situazioni inopportune in linea con i principi enunciati nel presente documento.

Perché questa Politica è importante per Iveco Group

• la nostra cultura - La libera espressione è una componente fondamentale della nostra cultura, imprescindibile per la nostra sostenibilità e il nostro successo. La condivisione della propria opinione è parte integrante di tutti i nostri ruoli, è attesa e viene sempre incoraggiata.
• il nostro impegno - Ci impegniamo, al nostro interno e nei confronti di tutte le parti interessate e della comunità, ad agire in base a elevati standard etici e nel pieno rispetto di tutte le leggi vigenti, in tutte le giurisdizioni. Se questo impegno è minacciato in qualsiasi modo, la Società conta su di noi, affinché ogni potenziale problema sia segnalato e affrontato.

Protegge la Società - Una cultura incentrata sulla libera espressione protegge la Società, e tutti i suoi componenti, da rischi legali, finanziari e reputazionali.

Impariamo dai nostri errori - Segnalare situazioni inopportune è essenziale per comprendere perché si sono verificate ed evitare in futuro comportamenti scorretti o inadempienze.

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Definizioni

Società o Iveco Group - Iveco Group N.V. e le sue filiali.

Segnalazione di compliance - Segnalazione effettuata da una persona, incluse terze parti, che, se confermata, identifica una violazione della compliance.

Violazione della compliance - Atto od omissione che viola la legge, il Codice di Condotta di Iveco Group o i principi e le procedure di una delle Politiche della Società, inclusa la presente.

Falsa segnalazione di compliance - Segnalazione di compliance effettuata in malafede, sapendo che è falsa o intenzionalmente fuorviante.

Ritorsione - Azione che comporta un danno perpetrata in risposta e contro una persona che segnala in buona fede una presunta violazione di compliance o collabora a un'indagine di compliance.

Investigation Oversight Sub-Committee - È un comitato i cui membri appartengo a Human Resources, Internal Audit e Legal & Compliance. Tale comitato fornisce una supervisione sul processo di indagine e sulle azioni correttive principalmente nell'ambito di indagini di rilevante importanza.

Principi chiave

Siamo tutte e tutti responsabili della segnalazione di violazioni presunte o effettive della compliance.

Si può effettuare la segnalazione attraverso diversi canali (si veda nel seguito) e scegliere, se lo si desidera, la forma anonima.

Tutti i membri della Società sono tenuti alla collaborazione nell'ambito delle indagini condotte dalla stessa sulle segnalazioni di compliance, rispettandone la confidenzialità. La Società non tollera alcun tipo di ostacolo alle indagini.

La Società esamina ogni segnalazione di compliance secondo gli standard stabiliti e intraprende le azioni correttive più opportune, inclusi maggiori controlli, interventi di formazione, comunicazione e misure disciplinari.

La Società assicura la vigilanza riguardo a possibili ritorsioni e, laddove necessario, adotta opportune misure. Iveco Group non tollera alcuna forma di ritorsione contro chi effettua una segnalazione in buona fede o collabora a un'indagine e conduce verifiche per prevenire o rilevare eventuali ritorsioni. Se viene identificata

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Per maggiori informazioni sulla presente Politica o per segnalare una violazione, contattare il dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance di Iveco Group o utilizzare il servizio di Compliance Helpline, scrivere a: ivecogroupcompliancehelpline.com

una persona che attua o minaccia di attuare ritorsioni, affrontiamo il problema rapidamente e con la massima severità.

La mancata segnalazione di una presunta violazione di compliance, l'ostruzionismo alle indagini, le ritorsioni e le segnalazioni in malafede possono essere valutate come violazioni della compliance.

Nessuna disposizione della presente Politica impedisce l'ulteriore segnalazione alle autorità competenti.

L'Investigation Oversight Sub-Committee sorveglia ragionevolmente la conduzione delle indagini e le azioni correttive proposte, per garantire equità e coerenza.

L'Ethics & Compliance Committee esamina i report periodici sulle segnalazioni e violazioni di compliance, per garantire un miglioramento continuo, traendo insegnamento dagli errori commessi, e per evitare il ripetersi di comportamenti scorretti e inadempienze.

Quando segnalare

Si deve effettuare una segnalazione se:

• si sospetta o si è a conoscenza di una situazione in cui si è verificata o può verificarsi una violazione della compliance;
• una terza parte ci segnala una situazione in cui si è verificata o può verificarsi una violazione della compliance;
• si ritiene o si sa di aver commesso una violazione della compliance. Con la segnalazione si dimostrano buone intenzioni, e la Società lo considererà un fattore attenuante;
• si ritiene di aver subito, o che un'altra persona abbia subito, una ritorsione;
• si ha bisogno di un consiglio o di un chiarimento su una questione correlata al programma di etica e compliance della Società.

In tutti questi casi si deve effettuare la segnalazione senza indugi. Una segnalazione tempestiva può evitare ulteriori danni, proteggere le persone e la reputazione della Società.

Non è necessario avere delle prove per effettuare una segnalazione. È sufficiente agire in buona fede e avere la ragionevole convinzione che vi sia qualcosa di sbagliato.

Quando parli apertamente devi agire in buona fede e avere un ragionevole convincimento che ci sia qualcosa di probabilmente sbagliato.

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Per maggiori informazioni sulla presente Politica o per segnalare una violazione, contattare il dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance di Iveco Group o utilizzare il servizio di Compliance Helpline, scrivere a: ivecogroupcompliancehelpline.com

• importante parlare apertamente, se si nota o si è a conoscenza di una violazione della compliance che riguarda altre persone.
  L'efficacia del programma di compliance della nostra Società dipende anche dalla nostra capacità di segnalare situazioni inopportune.

Come effettuare una segnalazione

La Società mette a disposizione diverse opzioni per segnalare situazioni inopportune.

Superiore - molte persone si rivolgono al/la superiore per effettuare una segnalazione, e spesso questo è il modo più rapido ed efficace.

Responsabili di dipartimento - il/la manager sa come assistere ogni dipendente e lo/la supporta nel processo di segnalazione.

Human Resources - il team HR è in grado di fornire assistenza per la segnalazione e, se non può gestirla direttamente, la inoltra alla persona competente.

Legal & Compliance - la segnalazione può essere inviata al dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance.

Compliance Helpline - gestita da una terza parte, disponibile 24 ore al giorno, anche tramite numeri telefonici dedicati. I dettagli sono disponibili sul sito web del servizio di Compliance Helpline all'indirizzo: ivecogroupcompliancehelpline.com tramite il canale "Raise a Concern to Iveco Group" (Fai una segnalazione a Iveco Group).

...Utilizzando il servizio di Compliance Helpline, è possibile effettuare la segnalazione in forma anonima.

Cosa aspettarsi quando si effettua una segnalazione

Contatto - La persona incaricata delle indagini dalla Società contatterà chi ha effettuato la segnalazione in via confidenziale per comprendere il problema e stabilire come procedere.

Indagini confidenziali - Il dipartimento di Compliance sovrintende a tutte le indagini sulle segnalazioni di compliance secondo standard definiti così come previsti dalle Investigations Guidelines. Le relative informazioni sono accessibili solo al personale autorizzato, vale a dire membri di Compliance, management e senior management, in base alla necessità. Senza l'approvazione di Compliance non viene avviata alcuna indagine.

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Per maggiori informazioni sulla presente Politica o per segnalare una violazione, contattare il dipartimento Legal, Compliance and Corporate Governance di Iveco Group o utilizzare il servizio di Compliance Helpline, scrivere a: ivecogroupcompliancehelpline.com

Esito - Il team di Compliance formula raccomandazioni sulle azioni necessarie per interrompere e prevenire il ripetersi di comportamenti scorretti, tenendo conto di tutti i fatti appurati, le circostanze del caso, come pure dei fattori attenuanti e aggravanti. Il ruolo e/o l'anzianità di servizio possono essere fattori rilevanti. Il team di Compliance verificherà anche che eventuali sanzioni disciplinari siano coerenti, indipendentemente dalla sede, dalla funzione o dal ruolo.

Chiusura - Al termine delle indagini, la persona incaricata dalla Società contatterà chi ha effettuato la segnalazione per comunicare che il caso è stato esaminato. In nessuna circostanza vengono divulgate informazioni personali in violazione della privacy. Prevenire il ripetersi di comportamenti scorretti in futuro è uno degli obiettivi chiave delle indagini di compliance: una volta concluse, ci aspetta che il comportamento scorretto abbia fine. Tuttavia, la persona interessata è invitata a fare un'ulteriore segnalazione se ciò non accade.

Rispetto ed equità - Iveco Group non tollera comportamenti irrispettosi o sleali. Bisogna aspettarsi un trattamento equo e rispettoso in ogni momento durante e dopo le indagini. In caso contrario, si raccomanda di segnalarlo.

Ricorso - Se non viene attuata una delle azioni sopra descritte, si deve contattare Compliance immediatamente.

Cosa è richiesto in caso di segnalazione

Cooperazione - Nel caso di una segnalazione di compliance, siamo tutti tenuti a offrire collaborazione nella conduzione delle indagini, partecipando a colloqui, fornendo documenti e mantenendo un adeguato livello di riservatezza, secondo quanto richiesto, con un atteggiamento sincero e disponibile. In nessun caso si devono ostacolare le indagini.

Comunicazione - Se ci viene segnalata una situazione inopportuna, abbiamo la responsabilità di:

• riconoscere che la segnalazione è la cosa giusta da fare e in nessun caso va scoraggiata;
• ascoltare, porre domande pertinenti e prendere appunti, se necessario;
• riferire le informazioni al team di Compliance immediatamente;
• mantenere la confidenzialità e non condividere con altri le informazioni relative al caso;
• non svolgere indagini personalmente, adottando naturalmente tutte le misure necessarie per proteggere persone e beni da danni immediati.

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Ritorsione - La ritorsione contro chi effettua segnalazioni o collabora nell'ambito delle indagini della Società

• essa stessa una grave violazione della compliance. Si ricorda di:
• • proteggere chi è oggetto di ritorsione segnalandolo, se necessario;
  • prestare attenzione a come le proprie azioni o i propri comportamenti possano essere percepiti come ritorsioni;
  • non prendere decisioni lavorative che vadano a svantaggio delle persone che sono o potrebbero essere coinvolte o collaborano in un'indagine; sospendiamo la decisione e contattiamo preventivamente il dipartimento di Compliance e Human Resources.

Eccezioni

La presente Politica non prevede eccezioni.

Domande e feedback

Per qualsiasi domanda relativa al contenuto o all'interpretazione della presente Politica, rivolgersi team di Compliance.

Segnalazione esterna

Per quanto riguarda la segnalazione esterna alle autorità competenti, si rimanda all'Allegato 1.

Cronologia revisioni

Nessuna

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