19/12/2024 - Litix S.p.A.: LITIX Allegato III Procedura Whistleblowing

LITIX S.P.A.

PROCEDURA OPERATIVA

GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI INTERNE

C.D. "WHISTLEBLOWING"

REGISTRO DELLE REVISIONI

Ul ma modifica	Mo vo dell'aggiornamento
Redazione e approvazione del CDA del 19.12.2024	 Prima emissione

Sommario
1.	Scopo e ambito di applicazione	3
2.	Persone che possono effe uare le segnalazioni	3
3.	Ogge o e contenuto delle segnalazioni	3
4.	Misure di protezione	4
5.	Garanzia di riservatezza	5
6.	Des natari delle segnalazioni	6
7.	Canali di segnalazione interna	6
8.	Ges one della segnalazione	8

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1. Scopo e ambito di applicazione

Con la presente procedura LITIX S.P.A. (di seguito solo "LITIX") intende disciplinare la ges one e l'u lizzo dei canali di segnalazione interna predispos in a uazione del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231, nonché del D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24. A tal fine, la procedura è da ritenersi parte integrante del Modello organizza voado ato ai sensi del D.lgs. 231/2001.

Le seguen previsioni devono quindi essere osservate da tu i des natari del Modello organizza vo, nonché da chiunque si trovi a u lizzare i canali di segnalazioni di seguito disciplina , ovvero a dover ges re e dar seguito a comunicazioni effe uate a raverso di essa.

Tali previsioni, laddove non incompa bili, devono essere osservate anche nei casi di segnalazioni anonime.

2. Persone che possono effe uare le segnalazioni

Possono segnalare informazioni rilevan ai sensi del successivo paragrafo 3 (vd. infra) le persone appartenen al contesto lavora vo di LITIX e che rientrino nelle seguen categorie:

• lavoratori subordina ;
• lavoratori autonomi;

 collaboratori a vario tolo;

• liberi professionis e consulen ;
• lavoratori o collaboratori che svolgono la propria a vità lavora va presso LITIX che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;

 volontari e rocinan , anche se non retribui ;

• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• tolari di quote di LITIX.

La possibilità di segnalare e di avvalersi delle misure di protezione richiamate dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, è prevista anche qualora la segnalazione avvenga nei seguen casi:

• quando il rapporto giuridico con il segnalante non è ancora iniziato;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico con il segnalante se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

3. Ogge o e contenuto delle segnalazioni

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• raverso i canali di segnalazione interna messi a disposizione dalla Società (sui quali vd. diff. Infra, paragrafo 7) è possibile comunicare, con garanzia di riservatezza, informazioni riguardan :

 condo e illecite rilevan ai sensi del D.lgs. 231/2001, c.d. "rea presupposto" (ar . 24 e ss.);

• violazioni del Modello di organizzazione, ges one e controlloado ato da LITIX ai sensi del

D.lgs. 231/2001, anche se non aven immediata rilevanza penale;

 violazioni del Codice E co e delle Procedure Opera veado a	da LITIX, anche se non aven
immediata rilevanza penale;
In par colare, è possibile segnalare informazioni su comportamen	, a od omissioni che ledono

l'interesse pubblico o l'integrità dell'ente privato e che siano state apprese durante lo svolgimento della propria a vità lavora va o professionale, ovvero durante le eventuali fasi precontra uali.

Il contenuto della segnalazione deve essere chiaro, preciso e circostanziato. In ogni caso, le misure di protezione previste per il segnalante si applicano anche in caso di infondatezzadella segnalazione, se al momento della segnalazione la persona aveva fondato mo vo di ritenereche le informazioni sulle violazioni fossero vere e rientrassero nell'ambito ogge vo di applicazionedella procedura (vd. sopra).

4. Misure di protezione

Il D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, prevede specifiche misure di protezione a favore delle persone segnalan(c.d. "whistleblower"), nonché a tutela dei seguen ulteriori sogge :

• i c.d. "facilitatori", ossia le persone fisiche che abbiano assis to una persona segnalante nel processo di segnalazione, operando all'interno del medesimo contesto lavora vo;
• le persone del medesimo contesto lavora vodella persona segnalante e che sono legate da

uno stabile legame affe vo o di parentela entro il quarto grado;

• i colleghi di lavorodella persona segnalante e che hanno con de a persona un rapporto

abituale e corrente;

 gli en	di proprietà della persona segnalanteo per	i quali la stessa persona lavori, nonché
agli en	che operano nel medesimo contesto lavora	vo del segnalante.

LITIX riconosce e fa proprie le misure di protezione previste dal D.lgs. 10 Marzo 2023, n. 24,

comminando sanzioni nei confron	di chiunque violi le sudde	e misure ponendo in essere a
discriminatori o ritorsivinei confron	dei segnalan . In par colare, si ricorda che il D.lgs. 24/2023
prevede il divieto assoluto di ritorsioni, quali a tolo esemplifica	vo:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalen ;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;

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• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro;
• la riduzione dello s pendio, la modifica dell'orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
• le note di merito nega ve o le referenze nega ve;
• l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l'in midazione, le moles e o l'ostracismo;
• la discriminazione o comunque il tra amento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contra o di lavoro a termine in un contra o di lavoro a tempo

indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legi ma aspe a va a de a conversione;

• il mancato rinnovo o la risoluzione an cipata di un contra o di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in par colare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di reddi ;
• l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo se oriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel se ore in futuro;
• la conclusione an cipata o l'annullamento del contra o di fornitura di beni o servizi;
• l'annullamento di una licenza o di un permesso;

 la richiesta di so oposizione ad accertamen psichiatrici o medici.

• 5. Garanzia di riservatezza

• sempre garan ta la riservatezzasull'iden tà del segnalante. In nessun caso, pertanto, l'iden tà del segnalante sarà divulgata o rivelata a terzi senza il suo preven vo, espresso e formale consenso1.

Durante le a vità di indagine sulla segnalazione è inoltre garan ta la riservatezza sull'iden tà della persona coinvolta dalla segnalazione, nonché sul contenuto e sul fa ostesso della segnalazione.

La riservatezza sull'iden tà della persona coinvolta, nonché sul contenuto e sul fa o della segnalazione, può essere derogata - in tu o o in parte - in caso di accertata fondatezza della segnalazione (in termini di ragionevolezza), anche al fine di consen re l'a vazione degli opportuni e ulteriori accertamen nell'ambito degli eventuali procedimen disciplinari, giuslavoris ci, civili, penali o amministra vi.

• Nei casi in cui l'eventuale procedimento disciplinarea carico della persona coinvolta dalla segnalazione sia fondato interamente o in maniera prevalente sulla segnalazione, il mancato consenso del segnalante a rivelare la propria identità determinerà l'impossibilità di procedere nella contestazione.

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I messaggi - sia scri	che orali - trasmessi a	raverso la pia aforma giungono all'a	enzione del solo
OdV, senza intermediazioni o filtri di alcun	po.
Per u lizzare la pia	aforma:
1. accedere	alla	sezione	"whistleblowing"	disponibile	al	link:

https://private.mygovernance.it/mywhistleblowing/litix/36825indicato anche sul sito web di LITIX;

1. clicca il pulsante "segnala";
2. scegli se inserire una segnalazione scri a o vocale.
3. Nella segnalazione scri a, seguire il flusso guidato per l'inserimento delle informazioni all'interno della pia aforma e compilare i moduli della segnalazione con le informazioni richieste;
4. le informazioni indicate con * sono obbligatorie ai fini della corre a trasmissione della segnalazione;
5. Con un click sul pulsante «Invia Report» che trova al fondo del ques onario, l'utente invia la segnalazione.
6. Il sistema tutela la riservatezza della comunicazione e l'eventuale anonimato dell'utente, è necessario quindi conservare con cura il codice fornito nel momento dell'invio della segnalazione. In caso di smarrimento dell'iden fica vo sarà necessario effe uare una nuova segnalazione al sistema.
7. L'iden fica vo della segnalazione (il cd. TOKEN) consente all'utente di monitorare lo stato di avanzamento della segnalazione, integrare la segnalazione effe uata con eventuali informazioni aggiun ve, scambiare messaggi priva con l'incaricato della ges one delle segnalazioni mantenendo la massima riservatezza.
8. Quando l'utente volesse verificare lo stato della segnalazione da lui inserita è sufficiente che esso si conne a al sito principale ed inserisca l'iden fica vo della segnalazione (TOKEN), fornito al primo inserimento della segnalazione, all'interno dell'apposito spazio evidenziato.
9. È possibile, in questo modo, controllare lo stato di avanzamento della propria segnalazione, aggiungere altri file e tenere aperto il canale di comunicazione con il ricevente della segnalazione con il ricevente a raverso l'apposito box.

11. è possibile rinunciare a rivelare i propri da iden fica vi. In questo caso, la comunicazione anonima dell'illecito o della violazione verrà tra ata alla stregua di una segnalazione ordinaria, fa e salve le misure di tutela e garanzia dalle ritorsioni comunque previste dal

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D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, per il caso in cui l'iden tà del whistleblower venga successivamente scoperta.

12. Se si sceglie di inviare una segnalazione orale, registrare il messaggio e inviarlo. Il sistema consente altresì di modificare la voce prima di inviare la segnalazione. Come per le

segnalazioni scri e, è necessario salvare il TOKEN per poter controllare lo stato della propria segnalazione. (vedere i pun sopra)

8. Ges one della segnalazione

L'OdV è chiamato a ges re le segnalazioni ricevute garantendo la riservatezzasull'iden tà della persona segnalante e della persona coinvolta dalla segnalazione, nonché sul contenuto e sul fa o stesso della segnalazione, secondo quanto sopra specificato (vd. paragrafo 5).

In par colare, in caso di ricezione di una comunicazione a raverso i sudde canali di segnalazione interna, l'OdV dovrà porre in essere le seguen a vità:

1. rilasciare entro se e giorni dalla data di ricezione della segnalazione un avviso di ricevimento e presa in carico alla persona segnalante, u lizzando lo stesso strumento con il quale la comunicazione è stata inoltrata;

2.	verificare che la segnalazione rientri nell'ambito ogge	vo e sogge	vo di applicazionedella
	procedura ai sensi dei preceden paragrafi 2 e 3;
3.	in caso di esito nega	vo della verifica, comunicare l'archiviazione del caso;
4.	in caso di esito posi	vo della verifica, proseguire nelle a	vità di ges	one della segnalazione;
5.	mantenere le opportune interlocuzioni con la persona segnalante, anche al fine di richiedere
	approfondimen o integrazioni rispe o a quanto riferito;

1. dare diligente seguito alle segnalazionicosì ricevute e verificate;
2. fornire riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento, u lizzando lo stesso strumento con il quale è stata effe uata la segnalazione;
3. in caso di fondatezzadella segnalazione, prendere le opportune inizia ve verso l'Organo amministra vo, avendo cura di preservare la riservatezza circa l'iden tà del segnalante;
4. in caso di apertura di un procedimento disciplinare a carico della persona coinvolta dalla

segnalazione, nel caso in cui l'addebito si fondi in tu o o in maniera prevalente sulla segnalazione, domandare per iscri o al segnalante il consenso a rivelare la sua iden tà per consen re all'incolpato il pieno esercizio dei propri diri di difesa, informando il segnalante che, in caso di mancato consenso, non sarà possibile procedere con la contestazione;

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10. dare diligente archiviazione a tu a la documentazione e a tu e le comunicazioni prodo e e/o acquisite nel dare seguito alla segnalazione, provvedendo alla loro eliminazione decorsi 5 anni dalla data del riscontro, salvo che non siano presen esigenze di difesa in relazione a eventuali procedimen che ne gius fichino l'ulteriore conservazione ai sensi del Reg. (UE) 2016/679.

Per tu o quanto non espressamente specificato nella presente procedura, si fa rimando ai contenu del D.Lgs. 24/2023 e della parte generale del Modello di Organizzazione 231 della Società, laddove applicabili per lo specifico segmento dimensionale di LITIX (a ualmente: Società con meno di 50 dipenden ).

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