31/01/2025 - Softlab S.p.A.: Codice Etico (Softlab SCodice Etico 30 gennaio 2025)

CODICE ETICO SOFTLAB S.P.A.

Adozione Codice Etico e Allegati

Data I° emissione	I° versione/
28/03//2008
Data Aggiornamento	II° versione/
13/03/2015
Data Aggiornamento	III° versione/
27/03/2019
Data Aggiornamento	IV versione
28/10/2021
Data Aggiornamento	V versione
30/01/2025
Funzione	Consiglio di
Amministrazione

AGGIORNAMENTO 30 gennaio 2025

Approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 30 gennaio 2025

1. Premessa

1.1 Oggetto e ambito di applicazione

SOFTLAB S.P.A. (di seguito anche "Società") ha adottato e diffuso il presente Codice Etico con l'intento di comunicare ai componenti dell'organo amministrativo, ai dirigenti, ai dipendenti, ai fornitori e ai collaboratori della Società l'insieme dei valori e delle regole di condotta cui essa si riferisce nell'esercizio della sua attività.

La Società è consapevole che la creazione e la diffusione dei valori d'impresa non può essere disgiunta dall'effettivo rispetto dei principi fondamentali di correttezza, professionalità, integrità personale e tutela della salute nell'ambiente di lavoro, nonché della leale competizione sul mercato da parte di tutti i soggetti che vi operano.

In tale prospettiva, il Codice Etico è pertanto una conferma delle regole e dei principi guida della Società, che intende con ciò rafforzare il clima di fiducia e di positiva collaborazione con tutti coloro che, a vario titolo, sono interessati al comune sviluppo e alla diffusione dei valori aziendali.

Il presente Codice Etico sancisce l'espressa volontà della Società di adeguare il proprio sistema organizzativo ai principi enunciati dal D. Lgs. n. 231/2001, ben consapevole delle responsabilità etiche e sociali nei confronti dei propri dirigenti, dipendenti, collaboratori e, più in generale, della comunità in cui opera.

SOFTLAB S.P.A. si impegna, altresì, ad attuare e promuovere comportamenti socialmente responsabili nell'ambito della propria organizzazione e in tutta la sua sfera di influenza.

1.2 Adempimenti alla normativa esterna e interna

Il Codice Etico recepisce le prescrizioni dettate dalle disposizioni normative applicabili all'attività aziendale. Comportamenti difformi potrebbero generare, in capo alla Società, responsabilità civili e/o penali e/o amministrative, con conseguente applicazione di sanzioni a suo carico.

• pertanto fatto obbligo a tutti coloro che, a vario titolo, lavorano e/o collaborano con la Società di attenersi scrupolosamente alle disposizioni del Codice Etico e a quelle di tutte le leggi e i regolamenti applicabili. L'osservanza del Codice Etico è infatti da considerarsi parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dai componenti dell'organo amministrativo, dai dirigenti, dai dipendenti e dai collaboratori di SOFTLAB S.P.A. ai sensi dell'art. 2104 cod. civ. La violazione delle norme e dei principi di cui al presente documento potrà quindi costituire inadempimento grave alle obbligazioni derivanti dal contratto e/o dall'incarico comunque conferito ed essere fonte di illecito, con ogni conseguente responsabilità.

La Società si riserva di tutelare i propri interessi in ogni sede competente anche avverso i terzi collaboratori (fornitori, agenti e consulenti) che abbiano violato le norme del Codice Etico a loro destinate.

Le risorse umane di cui la Società si avvale, ad ogni livello gerarchico e funzionale, compresi i terzi, sono quindi chiamate ad una scrupolosa osservanza delle norme e delle regole di condotta contenute nel presente documento.

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Il Codice Etico, in conclusione, se adeguatamente compreso, attuato ed aggiornato, costituisce il primo e più importante presidio legale per la Società.

SOFTLAB S.P.A.

Presidente del Consiglio di Amministrazione

Maurizio Marti

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2. Obiettivi

Il Codice Etico definisce il complesso dei valori e dei principi etici e morali che devono orientare le condotte degli esponenti e dei dipendenti della Società, nonché le modalità con cui la stessa intende perseguire la propria missione nel rispetto degli obblighi giuridici e sociali.

Ogni comportamento deve essere ispirato ai principi etici di legalità e trasparenza, coerentemente con i valori, i principi guida e le procedure aziendali, nonché animato dall'obiettivo di non esporre la Società a rischi normativi e reputazionali.

SOFTLAB S.P.A. si impegna al rispetto della normativa vigente nei diversi ambiti di attività in cui opera e dei principi in materia di salvaguardia dei diritti dell'uomo, di tutela del lavoro, di contrasto alla corruzione e alla criminalità organizzata.

In proposito, qualsiasi comportamento avente rilevanza penale, tenuto nell'esercizio o in ragione delle proprie funzioni, sarà inteso e gestito come una diretta violazione del presente Codice Etico.

3. Destinatari

I principi e le disposizioni del presente Codice Etico sono vincolanti per i componenti dell'organo amministrativo, i dirigenti, i dipendenti, nonché per gli eventuali stagisti e collaboratori. Le stesse prescrizioni si applicano anche ai soggetti con cui la Società entra in contatto in virtù di accordi di fornitura e/o consulenza, quale che sia la natura del rapporto giuridico instaurato (ad es. i collaboratori esterni complessivamente considerati, compresi i consulenti, i partner commerciali, i clienti, i fornitori).

I soggetti di cui sopra sono di seguito definiti congiuntamente "Destinatari". Il Codice Etico è portato a loro conoscenza nelle forme di cui al punto successivo.

4. Modalità di applicazione

Il presente documento è stato approvato dall'organo amministrativo con delibera del 28 ottobre 2021 e successivo aggiornamento del 30 gennaio 2025.

Il Codice Etico e i suoi eventuali e ulteriori aggiornamenti saranno portati a conoscenza dei Destinatari e del pubblico utilizzando i seguenti strumenti:

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• distribuzione in formato cartaceo o elettronico (es.: e-mail);
• pubblicazione sul sito internet della Società;
• attività di formazione dedicate.

SOFTLAB S.P.A. provvede a diffondere la presente versione del Codice Etico e si impegna a promuoverne l'osservanza.

In particolare, è fatto obbligo a ciascun Destinatario di:

• astenersi da comportamenti contrari al Codice Etico, uniformandosi al corpus normativo aziendale;
• indirizzare i propri collaboratori al pieno rispetto del Codice Etico;
• divulgare il presente documento anche ai terzi con i quali entrino in contatto nell'esercizio o in ragione delle proprie funzioni;
• segnalare qualsiasi violazione del Codice Etico utilizzando gli appositi strumenti messi a disposizione dalla Società;
• considerare che ogni comportamento contrario alla lettera e allo spirito del Codice Etico sarà sanzionato in conformità a quanto previsto dal Sistema Disciplinare;
• partecipare ai corsi di formazione erogati dalla Società allo scopo di sviluppare nel tempo, fra l'altro, la capacità di riconoscere, analizzare e risolvere i dubbi che possano sorgere nella comune operatività aziendale.

5. Principi Generali

5.1 Legalità

Tutti i Destinatari del presente Codice sono tenuti, oltre che al rispetto dei principi e delle prescrizioni di seguito indicate, all'osservanza della normativa nazionale e comunitaria vigente.

La Società stigmatizza il ricorso a comportamenti illegittimi che non possono in nessun caso essere giustificati dal fine di raggiungere i propri obiettivi economici.

In nessun caso, infatti, il perseguimento dell'interesse particolare dei Destinatari, anche laddove coincidente - del tutto o in parte - con gli interessi della Società, potrà giustificare una condotta non onesta e/o non conforme alle regole di condotta previste dalla legge e/o dal Codice Etico.

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5.2 Lealtà

Tutte le attività, interne ed esterne, dovranno essere improntate alla massima lealtà ed integrità e tutti i Destinatari dovranno operare con senso di responsabilità, in buona fede e stabilendo rapporti professionali e commerciali corretti, secondo le prescrizioni normative applicabili e le best practice del settore.

5.3 Trasparenza e completezza dell'informazione

Tutte le azioni e le relazioni con gli stakeholder, nonché quelle intercorrenti tra Destinatari e soggetti terzi, dovranno essere effettuate garantendo correttezza, completezza, accuratezza, uniformità e tempestività dell'informazione, onde porre in condizione gli interessati di prendere decisioni autonome e consapevoli.

5.4 Imparzialità

La Società si impegna ad evitare, nelle relazioni interne ed esterne, qualsiasi forma di discriminazione basata sull'età, il sesso, l'orientamento sessuale, lo stato di salute, la razza, la nazionalità, le opinioni politiche e sindacali, ovvero le credenze religiose.

5.5 Riservatezza

La Società, nel rispetto della normativa in materia di privacy (GDPR Regolamento Privacy UE 2016/679), assicura la massima riservatezza nella gestione delle informazioni acquisite e/o elaborate nell'esercizio o in ragione della propria attività e si astiene dal raccogliere dati riservati non strettamente necessari. In ogni caso, non acquisisce e non utilizza dati di carattere sensibile senza il previo espresso e consapevole consenso del titolare degli stessi.

La riservatezza è un bene che la Società tutela anche attraverso i propri dipendenti e collaboratori, i quali sono tenuti a non utilizzare e/o divulgare a soggetti non autorizzati informazioni riservate per scopi non connessi all'esercizio delle attività aziendali, salvo i casi in cui a richiederle sia l'autorità giudiziaria, purché nel rispetto delle forme e dei presupposti stabiliti dalla legge.

Per informazioni riservate si intendono, a titolo meramente esemplificativo, i dati anagrafici, le eventuali informazioni sulla pendenza di procedimenti civili, penali, amministrativi, ecc.

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Il trattamento informatico dei dati è sottoposto a controlli di sicurezza adeguati a salvaguardare la Società da indebite intrusioni o usi illeciti.

5.6 Qualità

La Società impronta la sua attività alla soddisfazione ed alla tutela dei propri clienti, prestando ascolto alle richieste che possono favorire il miglioramento della qualità dei servizi resi.

5.7 Concorrenza sleale

La Società ritiene indispensabile promuovere una competizione leale che si considera funzionale al suo stesso interesse così come a quello di tutti gli operatori del settore, dei clienti e degli stakeholder in genere. A tal fine, SOFTLAB S.P.A. si impegna a tutelare il valore della leale concorrenza astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione dominante.

5.8 Rapporti con la Pubblica Amministrazione

Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, la Società garantisce la massima lealtà, trasparenza, integrità e correttezza.

I rapporti con gli interlocutori istituzionali sono mantenuti esclusivamente tramite le figure aziendali a ciò deputate e sempre con modalità tali da consentirne la ricostruzione anche a distanza di tempo.

Qualora la Società ricorra all'intermediazione di un consulente o di un soggetto terzo nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, questi sarà tenuto a rispettare le stesse regole che devono essere osservate dai Destinatari.

In ogni caso, la Società non si farà rappresentare da soggetti che versino in situazioni di conflitto di interessi, anche solo potenziali.

5.9. Tutela della personalità individuale

La Società riconosce l'esigenza di tutelare la libertà individuale e personale e ripudia qualunque atto che favorisca atteggiamenti o comportamenti discriminatori o lesivi della persona.

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La Società, inoltre, condanna la propaganda di idee fondate sulla superiorità o sull'odio razziale o etnico ovvero l'istigazione o l'incitamento a commettere atti di discriminazione per motivi razziali, etnici o religiosi.

5.10 Trasparenza nella gestione della contabilità e nelle relazioni commerciali

La trasparenza contabile si fonda sulla verità, accuratezza e completezza delle informazioni e dei dati oggetto delle registrazioni contabili. Ciascun Destinatario è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità.

Per ogni operazione/consulenza viene conservata agli atti adeguata documentazione di supporto dell'attività svolta. Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione.

Prima di stabilire relazioni o stipulare contratti con partner commerciali, consulenti o fornitori, i Destinatari sono tenuti ad accertare l'identità e la reputazione della controparte.

5.11 Conflitto di interessi

I Destinatari devono evitare di porre in essere, ovvero agevolare, operazioni in conflitto di interesse - effettivo o potenziale - con la Società, nonché attività che possano interferire con la capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse della Società e nel pieno rispetto del Codice Etico.

Qualora si trovino in una situazione di conflitto di interessi, anche solo potenziale, i Destinatari devono comunicare tale circostanza al proprio superiore gerarchico e/o agli organi di controllo competenti, astenendosi dal compiere qualsiasi operazione.

5.12 Ripudio delle organizzazioni criminali

La Società ripudia ogni forma di partecipazione ad associazioni aventi lo scopo di commettere uno o più reati astenendosi dal promuoverne la costituzione e/o dall'agevolarne o rafforzarne i propositi.

Anche a tal fine, si impegna a non instaurare alcun rapporto di natura lavorativa o commerciale con soggetti, siano essi persone fisiche o giuridiche, coinvolti in fatti di terrorismo o di criminalità organizzata.

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5.13 Collaborazione in caso di indagini

Nel riconoscere il valore della piena cooperazione con le autorità giudiziarie e amministrative, SOFTLAB S.P.A. vieta qualsiasi comportamento volto a ostacolare le indagini o gli accertamenti svolti e, in particolare, ogni condotta diretta a interferire con la ricerca della verità, anche attraverso l'induzione di persone informate sui fatti a non rendere dichiarazioni o a renderne di mendaci.

5.14 Corretto utilizzo dei sistemi informatici

La Società si impegna a utilizzare i servizi informatici e/o telematici in conformità alla normativa vigente. A tal fine, adotta misure idonee ad assicurare che l'accesso ai dati telematici ed informatici avvenga a cura di soggetti a ciò espressamente autorizzati, impedendo illecite intrusioni ed esercitando un costante controllo sulla professionalità e la correttezza dei fornitori dei servizi IT. La Società si impegna a non utilizzare, per interessi o fini privati, i beni o le attrezzature informatiche nonché ogni altra informazione di cui dispongono per ragioni di ufficio.

5.15. Rispetto dell'ambiente

Nonostante le attività svolte da SOFTLAB S.P.A. siano tali da non generare rischi immediati e diretti per l'ambiente, la Società si impegna a diffondere e consolidare la cultura del rispetto dell'ambiente e pone a riferimento della propria gestione criteri avanzati di salvaguardia ambientale ed efficienza energetica.

5.16 Rapporto con i privati e ripudio della corruzione

La Società considera un valore fondamentale ed imprescindibile che i rapporti con i privati (fornitori, concorrenti, clienti, consulenti, partner commerciali, ecc.) siano improntati alla massima lealtà, integrità, correttezza e buona fede.

5.17 Trasparenza e correttezza delle informazioni relative alla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società

A tutti i dipendenti e/o collaboratori che, a qualunque titolo (anche quali meri fornitori di dati), siano coinvolti nella formazione del bilancio o di documenti che comunque rappresentino - ovvero contribuiscano a rappresentare - la situazione economica, patrimoniale o finanziaria della Società, nonché in particolare all'organo amministrativo, ai sindaci e a chiunque ricopre posizioni apicali, è vietato esporre fatti

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non rispondenti al vero, anche se oggetto di valutazione, ovvero omettere informazioni od occultare dati in violazione diretta o indiretta dei principi normativi e delle regole procedurali interne, in modo da indurre in errore i destinatari.

5.18 Prevenzione del riciclaggio

SOFTLAB S.P.A. richiede massima trasparenza nelle operazioni commerciali e nei rapporti con le società partecipate e i soggetti terzi, nel pieno rispetto delle normative, nazionali e internazionali, in tema di lotta al fenomeno del riciclaggio.

Tutte le transazioni finanziarie, anche intercorrenti con le società partecipate, devono trovare adeguata giustificazione nei rapporti contrattuali ed essere effettuate medianti mezzi di pagamento che ne garantiscano la tracciabilità.

5.19 Contrasto ai fenomeni di frode fiscale

La Società assicura il rispetto delle norme tributarie vigenti. SOFTLAB S.P.A. si impegna a rispettare gli adempimenti fiscali nei termini e con le modalità prescritti dalla normativa o dall'Autorità fiscale competente.

SOFTLAB S.P.A, inoltre, si impegna a rappresentare gli atti, i fatti e i negozi intrapresi in modo da rendere applicabili forme di imposizione fiscale conformi alla reale sostanza economica delle operazioni.

5.20 Parità di genere

Costituisce valore fondante e inderogabile della Softlab S.p.A. l'uguaglianza e la parità di trattamento tra donne, uomini e persone di genere non binario nell'ambito lavorativo della Società1. Softlab S.p.A. riconosce la validità ed i principi di gender equality e, in particolare, ritiene che le donne, gli uomini e le persone di genere non binario, in tutta la loro diversità, devono avere pari opportunità di realizzazione personale ed essere economicamente indipendenti, ricevere la stessa retribuzione per un lavoro di pari valore e percepire pensioni eque. Il fatto di essere donna o uomo o persona di genere non binario non influisce sulla carriera all'interno della Società.

Quale conseguenza del riconoscimento del principio di parità di genere, Softlab si impegna ad aumentare la presenza del genere meno rappresentanto all'interno del contesto lavorativo garantendo pari opportunità di carriera fino ai più importanti ruoli apicali, a favorire condizioni di equilibrio per le persone dell'organizzazione tra vita privata e lavoro e, inoltre, assicurare un ambiente di lavoro che rifiuti stereotipi, discriminazioni nonché ogni forma di abuso fisico, verbale, digitale e proponga, invece, una cultura della diversità e dell'inclusione.

6. Principi specifici di comportamento

Il comportamento individuale e collettivo dei Destinatari, nella conclusione di qualsiasi operazione, deve realizzarsi nel pieno rispetto delle leggi vigenti e dei valori etici di SOFTLAB S.P.A.

1 In riferimento ai principi cui si ispira Softlab nella promozione della parità di genere, si rinvia per completezza alla "Politica per la parità di genere" disponibile online al seguente indirizzo: https://soft.it/softlab-spa/wp-content/uploads/2024/03/Mod01-D_Softlab-Spa_Politica-per-la- Parita%CC%80-di-Genere.pdf

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